Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:
Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.
Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda
Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.
Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.
Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.
Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.
Kelebihan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Penyimpanan berdasarkan subjek memiliki kelebihan yang tidak ditemukan pada sistem penyimpanan lain. Adapun kelebihannya antara lain:
Saat membutuhkan materi arsip dengan permasalahan tertentu, lebih mudah menemukannya karena memang berdasarkan subjek. Hanya tinggal mencari perihal keterangannya saja, arsip akan ditemukan dalam waktu cepat.
Apa itu Filing System
Filing System adalah suatu sistem, metode, atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat
Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.
Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.
Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen untuk Arsip
Untuk memaksimalkan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan, salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk mempercepat prosesnya adalah dengan menggunakan suatu sistem manajemen dokumen terbaik yang berbasis cloud. Dengan menggunakan sistem ini, pencarian lebih cepat karena tidak memakan waktu yang lama lagi dan menghemat kertas serta ramah lingkungan karena telah menggunakan cara baru dengan cloud. Dengan sistem manajemen dokumen terunggul, siapapun yang membutuhkan dapat mengakses dokumen di mana saja dan kapan saja. Sistem ini sangatlah cocok bagi perusahaan yang mempunyai banyak dokumen untuk diarsip. Selain keamanan yang terjamin, adanya fitur folder dan subfolder juga memungkinkan Anda untuk mengelompokkan dokumen dengan kategori yang sama.
Kini, Anda sudah mengetahui jenis-jenis penyimpanan serta manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip. Memiliki sistem dalam manajemen pada dokumen-dokumen Anda sangatlah penting untuk kemudahan pencarian apabila suatu saat nanti membutuhkan dokumen lama untuk melihatnya. Bayangkan jika Anda tidak mempunyai sistem dan menumpukkan dokumen begitu saja. Sulit untuk mencari dan perlu waktu yang lama pula.
Permudah pengarsipan dokumen Anda dengan sistem manajemen dokumen terbaik dari HashMicro. Dengan penggunaan software untuk mengarsipkan berkas-berkas, mencari dokumen lama hanya membutuhkan waktu beberapa detik saja. Keamanan dan kemudahan dalam mengelompokkan dokumen membantu perusahaan bekerja secara lebih cepat dan efisien. Unduh skema harga software manajemen dokumen dan dapatkan demo gratis untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
Apakah artikel Ini bermanfaat?
Penyimpanan arsip untuk perusahaan atau kantor ada 5 cara yang sering digunakan. Salah satunya adalah subjectical filing system yaitu penyimpanan berdasar subjek. Bagaimana seluk beluk, kelebihan dan kelemahan jenis ini, lanjut terus baca artikelnya hingga kelar, ya.
Sistem abjad (alphabetical filing system)
Sistem abjad pada sistem penyimpanan arsip merupakan sistem yang mengurutkan arsip berdasarkan abjad. Cara melakukan metode ini yaitu dengan menyusun arsip secara berurut mulai dari awalan A sampai Z dengan tetap berpedoman pada peraturan indexing. Untuk menyusun arsip dengan sistem ini, terbagi menjadi beberapa golongan yakni nama perorangan, nama perusahaan, nama instansi pemerintah dan nama organisasi atau perhimpunan. Sistem abjad membutuhkan standar peraturan dari organisasi sehingga semua anggota harus mengikuti prosedur organisasi.
Kelebihan dari sistem abjad adalah, untuk penataan folder lebih mudah dipahami. Mengelompokkan berdasarkan abjad yang sama dapat meminimalisir kesalahan dan lebih mudah untuk mencari dokumen. Dokumen arsip yang berasal dari satu nama juga akan berkelompok menjadi satu. Kelebihan lainnya surat masuk dan keluar tersimpan bersebelahan dalam satu map sehingga mudah untuk mencarinya.
Kelemahan dari sistem abjad yaitu, untuk memberikan label pada folder membutuhkan banyak tenaga. Adanya kesalahan dalam menempatkan berkas apabila tidak memiliki SOP yang tepat dan juga mudah untuk memalsukan berkas karena mudah mengganti abjad dalam surat. Menggunakan peraturan indeks jika ingin menyimpan arsip. Apabila Anda ingin mengirimkan surat yang saling berhubungan namun dalam nama yang berbeda, maka penyimpanannya juga akan berbeda sehingga merepotkan apabila ingin mencari kedua surat tersebut di tempat yang berbeda.
c. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau chronological filing system sangat cocok bagi Anda yang memiliki kebutuhan mencuri dokumen berdasarkan tanggal atau waktu kejadiannya. Metode penyimpanan arsip dilakukan dengan cara melihat tanggal surat yang diterima dan tanggal surat yang dikirim.
Lalu, surat yang akan diarsipkan itu disusun dengan frekuensi waktu tertentu, yakni harian, mingguan, bulanan hingga tahunan sesuai kebutuhan Anda.
Tapi, surat yang datang paling akhir biasanya akan ditempatkan di bagian paling akhir tanpa mempertimbangkan isi masalah surat tersebut.
Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, antara lain:
Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal atau kronologis, antara lain:
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan Arsip adalah langkah-langkah untuk menyimpan sebuah arsip. Dalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. Berikut adalah penjelasannya:
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip menurut Muhidin dan Winata merupakan fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa depan. Kegiatan sistem penyimpanan arsip yaitu mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan dan juga merawat arsip agar aman digunakan dan ekonomis. Mudahnya, sistem penyimpanan arsip adalah kegiatan manajerial yang berorientasi pada kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip. Sistem ini bertujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi penting. Selain itu, agar memiliki dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan serta kejadian, peristiwa, atau kegiatan yang nyata.
Dengan adanya sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan sistem penyimpanan arsip perusahaan, mengelola arsip menjadi lebih mudah melakukannya. Apabila ingin mencari arsip lama di masa depan, mudah untuk mencarinya karena telah mempunyai sistem penyimpanan arsip. Untuk mengelola arsip yaitu dengan cara melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan dan pengendalian atau pengawasan pada arsip dan sumber daya yang mengurus arsip. Mengarsipkan dokumen kini dapat melakukannya dengan cara yang modern yaitu dengan menggunakan sebuah sistem manajemen dokumen terbaik sehingga mempermudah pengarsipan.
Baca juga: Berbagai Manfaat Sistem Manajemen Dokumen Bagi Bisnis Anda!
Tidak ada tata cara peminjaman arsip
Arsip biasanya berupa dokumen atau file penting yang akan dibutuhkan kemudian hari atau seterusnya. Karena itu, suatu organisasi maupun perusahaan harus memiliki pedoman tata cara peminjaman arsip untuk mengontrol dan menjaga dokumen tersebut.
Bila suatu organisasi tidak memiliki dan tidak menerapkan pedoman tata cara peminjaman arsip, hal ini bisa mengakibatkan setiap orang bisa meminjamnya tanpa peraturan jelas.
